Thông tin sổ sách kế toán lưu trữ bao nhiêu năm còn tùy theo từng loại chứng từ, sổ sách khác nhau. Vậy cụ thể thì loại sổ sách nào cần lưu trữ, thời gian lưu trữ theo quy định là bao lâu và cách lưu trữ thế nào? Tất cả những thắc mắc này sẽ được Công ty kế toán Minh Minh giải đáp chi tiết dưới đây. 

Những quy định về sổ sách kế toán

Để biết sổ sách kế toán lưu trữ bao nhiêu năm thì doanh nghiệp trước hết phải biết quy định về các loại sổ sách, chứng từ kế toán cần được lưu trữ gồm những gì. Theo quy định của Luật Kế Toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các sổ sách cần lưu trữ gồm:

Chứng từ kế toán: Bao gồm các hóa đơn, biên lai và tài liệu chứng minh các giao dịch tài chính.

Báo cáo tài chính (BCTC) và quyết toán ngân sách: Các báo cáo tài chính hàng năm và các quyết toán liên quan.Sổ kế toán tổng hợp & chi tiết

Các tài liệu về hoạt động kế toán: Điển hình như báo cáo và hợp đồng kế toán quản trị, các hồ sơ quyết toán với dự án đã hoàn thành, các báo cáo kiểm kê & đánh giá tài sản,…

Tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra, kiểm toán: Các báo cáo và quyết định liên quan đến thanh tra, kiểm tra, kiểm toán hay quyết định bổ sung nguồn vốn từ lợi nhuận hoặc phân phối quỹ xuất phát từ lợi nhuận công ty.

Các tài liệu thay đổi cấu trúc doanh nghiệp: Hồ sơ liên quan đến phá sản, giải thể, hợp nhất, phân chia, hoặc chuyển đổi hình thức doanh nghiệp…

Sổ sách kế toán lưu trữ bao nhiêu năm?

Đối với thông tin sổ sách kế toán lưu trữ bao nhiêu năm sẽ được quy định tùy theo từng loại giấy tờ, sổ sách khác nhau. Cụ thể như:

Sổ sách lưu trữ 05 năm

Tại Điều 12 trong Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định cụ thể các chứng từ, tài liệu, sổ sách kế toán cần lưu trữ với thời gian ít nhất 05 năm gồm:

Tài liệu cần lưu giữ ít nhất là 05 năm như: phiếu thu – chi, phiếu xuất – nhập kho không dùng trực tiếp cho sổ và các BCTC không lưu trong tập tài liệu kế toán.

Tài liệu về điều hành, quản lý không trực tiếp liên quan tới việc ghi sổ kế toán & BCTC.

Các tài liệu khác theo quy định cụ thể đối với từng doanh nghiệp.

Sổ sách kế toán cần lưu trữ từ 10 năm trở lên

Giải đáp thắc mắc sổ sách kế toán lưu trữ bao nhiêu năm mà nhiều doanh nghiệp quan tâm sẽ có các tài liệu, chứng từ kế toán cần lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Thông tin này được nêu rõ ở Điều 13 thuộc Nghị định số 174/2016/NĐ-CP. Cụ thể gồm:

Chứng từ có liên quan đến sổ sách & lập BCTC, bảng kê hay tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo theo tháng/quý/năm,… Thời gian lưu trữ được tính từ thời điểm kết thúc năm kế toán.

Các chứng từ kế toán có liên quan tới việc doanh nghiệp thanh lý hay nhượng bán các tài sản cố định, các báo cáo về kết quả kiểm kê, đánh giá tài sản. Quy định về thời gian lưu trữ các giấy tờ này được tính từ khi hoàn thành giao dịch.

Tài liệu có liên quan tới đơn vị đầu tư trong hoạt động của doanh nghiệp. Tiêu biểu như: báo cáo quyết toán với các dự án đã hoàn thành, kỳ kế toán năm.

Các tài liệu có kết quan tới việc doanh nghiệp thay đổi số vốn điều lệ, thông tin về chủ sở hữu doanh nghiệp (cổ phần hóa, phá sản, giải thể,…) Thời gian lưu trữ được tính từ khi các thủ tục được hoàn tất.

Tài liệu về hoạt động kiểm toán, kiểm tra, giám sát của cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Tài liệu khác theo quy định không nằm trong Điều 12 & 14 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP.

Sổ sách kế toán lưu trữ vĩnh viễn

Ngoài các sổ sách nói trên, theo quy định sẽ có những loại sổ sách, chứng từ doanh nghiệp cần lưu trữ vĩnh viễn. Đó là các chứng từ mang giá trị về kinh tế hay chính trị xã hội. Cụ thể gồm:

Sổ kế toán tổng hợp: Ghi chép tổng hợp các giao dịch tài chính quan trọng và lâu dài của doanh nghiệp.

Báo cáo tài chính (BCTC): Các báo cáo tài chính hàng năm, phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

 Chứng từ và tài liệu kế toán khác: Bao gồm các chứng từ và tài liệu quan trọng khác có giá trị lâu dài theo quy định.

Cách lưu trữ sổ sách kế toán

Ngoài thông tin về sổ sách kế toán lưu trữ bao nhiêu năm thì việc nắm rõ cách lưu trữ cũng rất quan trọng. Điều này được quy định tại Điều 9 thuộc Nghị định số 17/2016/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

Tài liệu lưu trên máy tính hoặc thiết bị khác (thẻ, băng, đĩa,…) phải có bản in giấy, đảm bảo yếu tố pháp lý như chữ ký, mã số, con dấu.

Lưu trữ sổ sách và chứng từ kế toán cần đảm bảo tính khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Kế toán viên phải phân loại và sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh để việc tìm kiếm và tra cứu trở nên tiện lợi và nhanh chóng.

Việc lưu trữ các sổ sách, chứng từ kế toán cần được tiến hành chậm nhất là 12 tháng, tính từ ngày niên độ kế toán kết thúc.

Tài liệu lưu trữ chứng từ hay sổ sách kế toán có liên quan về thay đổi vốn điều lệ, chủ sở hữu (giải thể, thay đổi hình thức sở hữu, phá sản,..) phải lưu trữ trong vòng 6 tháng kể từ khi thủ tục kết thúc.

Tài liệu liên quan đến đầu tư cần lưu trữ chậm nhất trong 12 tháng từ ngày duyệt báo cáo quyết toán về vốn đầu tư của dự án đã hoàn thành.

Việc lưu trữ sổ sách kế toán theo quy định có thể phức tạp và dễ gặp sai sót. Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp từ Công ty Kế toán Minh Minh. Liên hệ hotline: 0973 53 59 56 để được hỗ trợ tận tâm và nhận dịch vụ với chi phí ưu đãi, tiết kiệm đáng kể.